SISTEM

Oleh: Sutirman

Setiap organisasi bisnis maupun instansi pemerintahan dituntut dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Tujuan organisasi dapat tercapai dengan baik jika seluruh komponen dalam organisasi tersebut bekerja secara terintegrasi. Organisasi merupakan suatu sistem. Setiap sistem terdiri dari subsistem-subsistem yang harus saling bekerjasama agar sistem tersebut berfungsi dengan baik sehingga dapat mencapai tujuan yang diharapkan. Setiap  subsistem memerlukan prosedur kerja yang baik agar dapat mendukung pencapaian tujuan sistem. Untuk melaksanakan suatu pekerjaan, setiap prosedur kerja menggunakan metode tertentu yang sesuai dengan kebutuhan.

Sistem

Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian (sub sistem) yang saling terkait dan bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan.

Sub Sistem

Sub sistem merupakan sekumpulan prosedur yang saling terkait yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi kerja sistem.

Prosedur

Prosedur merupakan sekumpulan metode yang dirancang untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan.

Metode

Metode merupakan seperangkat cara menyelesaikan suatu pekerjaan.

Pengembangan dan penggunaan suatu sistem dalam organisasi memiliki berbagai tujuan. Setiap organisasi mungkin memiliki tujuan yang berbeda dalam mengembangkan sistemnya. Menurut Quible (2005:361), terdapat beberapa tujuan penggunaan sistem oleh suatu organisasi, yaitu:

1.       Untuk memaksimalkan efisiensi penggunaan sumber daya organisasi

2.       Untuk mengendalikan biaya operasional organisasi

3.       Untuk meningkatkan efisiensi operasional (kerja) organisasi

4.       Untuk membantu mewujudkan tercapainya tujuan organisasi

5.       Untuk membantu menjalankan berbagai fungsi dalam organisasi.

Penggunaan sistem dalam suatu organisasi tidak selamanya memberikan manfaat sesuai dengan yang diharapkan. Pemilihan sistem yang tidak tepat dapat berakibat negatif bagi organisasi. Oleh karena itu, penggunaan sistem harus disesuaikan dengan kondisi dan karakteristik organisasi yang bersangkutan. Quible (2005:361) mengidentifikasi beberapa keuntungan dan kerugian penggunaan konsep sistem berikut ini:

Keuntungan  dari penggunaan sistem:

1.       Berbagai fungsi dalam organisasi dapat dikoordinasikan secara lebih baik

2.       Dapat mengurangi terjadinya aktivitas yang tidak produktif, dan tidak ekonomis

3.       Dapat meningkatkan efisiensi operasional organisasi

4.       Kontrol terhadap berbagai aktivitas dan fungsi  dapat lebih efektif.

Kerugian penggunaan sistem:

1.       Kemungkinan terjadinya kekakuan/kurang fleksibel dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

2.       Kemungkinan terjadi inefisiensi jika sistemnya tidak sederhana.

3.       Perubahan pada salah satu sub sistem dapat mempengaruhi sistem secara keseluruhan.

KARAKTERISTIK SISTEM

Sistem yang baik memiliki beberapa karakteristik (Quible, 2005:361), antara lain:

1.       Flexibel

Meskipun sistem yang efektif bentuknya terstruktur, tetapi harus cukup fleksibel untuk mengakomodasi keadaan khusus atau tidak biasa.

2.       Adaptable

Jika sistem dirancang dengan baik, perubahan dalam sistem dapat dibuat tanpa merusak atau menghambat fungsinya.

3.       Systematic

Sistem yang efektif adalah sistematis dan logis.

4.       Functional

Sebuah sistem dapat dikatakan efektif jika sistem tersebut mencapai tujuan yang diharapkan.

5.       Simple

Sistem harus sederhana sesuai dengan keadaan yang sebenarnya.

6.       Resourceful

Sistem yang baik harus membuat penggunaan sumber daya organisasi secara tepat guna.

7.       Responsive

Sistem yang efektif harus dapat merespon perubahan kebutuhan dengan cepat.

ELEMEN SISTEM

Suatu sistem dapat mencapai tujuan yang diharapkan, jika sistem tersebut berfungsi dengan baik. Suatu sistem akan berfungsi dengan baik jika dilengkapi dengan elemen-elemen yang dibutuhkan. Elemen-elemen tersebut adalah:

1.      Input

Input adalah elemen sistem yang berupa bahan/material yang akan diolah untuk menjadi produk. Contoh, pada sistem komputer bahan (input) yang akan diolah adalah data-data berupa angka. Input berupa data-data angka tersebut dimasukan melalui perangkat input komputer yang berupa keyboard. Contoh lain, pada sistem sekolah yang menjadi input adalah siswa baru.

2.      Proses

Proses adalah elemen sistem yang berupa kegiatan mengolah bahan/input agar menjadi produk/output. Contoh, pada sistem komputer, input berupa data-data angka diproses/diolah melalui program pengolah angka (exel, spss, acces, dll.). Contoh lain, pada sistem sekolah, input berupa siswa baru diproses melalui kegiatan pembelajaran di sekolah.

3.      Output

Output adalah elemen sistem yang berupa hasil/keluaran dari proses pengolahan input. Contoh, pada sistem komputer, input berupa data-data angka diproses menghasilkan output berupa laporan keuangan yang dapat ditampilkan melalui monitor atau dicetak menggunakan printer. Contoh lain, pada sistem sekolah, input berupa siswa baru diproses menghasilkan output berupa siswa yang lulus/lulusan.

4.      Umpan balik

Umpan balik adalah reaksi berupa tanggapan yang berfungsi untuk mengevaluasi input, proses, maupun output. Contoh, pada sistem komputer, ketika kita mengetikkan angka dengan format atau fungsi yang salah pada program excel, maka akan muncul komentar tentang kesalahan yang terjadi. Demikian pula jika pada saat mencetak terjadi kehabisan kertas atau tinta, maka akan muncul komentar dari menu printer.

Contoh lain, pada sistem sekolah, umpan balik dapat berupa kritikan atau saran dari orang tua siswa, dari pengawas sekolah, atau dari masyarakat sekitar. Misalnya, pada saat kelulusan sekolah banyak siswa yang tidak lulus, maka biasanya ada tanggapan atau saran dari pengawas sekolah dan atau dari orang tua siswa untuk perbaikan pembelajaran di sekolah.

5.      Kontrol

Kontrol adalah mekanisme pengendalian sistem mulai dari input, proses, maupun input. Contoh, pada sistem sekolah, ada kontrol input pada saat penerimaan siswa baru berupa peraturan penerimaan siswa baru, ada kontrol proses pada saat pembelajaran berupa tata tertib mengikuti pembelajaran, dan ada kontrol output pada saat ujian kelulusan berupa prosedur standar operasional pelaksanaan ujian. Kontrol dapat berasal dari dalam dan dari luar sistem.