Dapatkan Penghasilan dari Hobi Foto

SISTEM

Oleh: Sutirman

Setiap organisasi bisnis maupun instansi pemerintahan dituntut dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Tujuan organisasi dapat tercapai dengan baik jika seluruh komponen dalam organisasi tersebut bekerja secara terintegrasi. Organisasi merupakan suatu sistem. Setiap sistem terdiri dari subsistem-subsistem yang harus saling bekerjasama agar sistem tersebut berfungsi dengan baik sehingga dapat mencapai tujuan yang diharapkan. Setiap  subsistem memerlukan prosedur kerja yang baik agar dapat mendukung pencapaian tujuan sistem. Untuk melaksanakan suatu pekerjaan, setiap prosedur kerja menggunakan metode tertentu yang sesuai dengan kebutuhan.

Sistem

Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian (sub sistem) yang saling terkait dan bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan.

Sub Sistem

Sub sistem merupakan sekumpulan prosedur yang saling terkait yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi kerja sistem.

Prosedur

Prosedur merupakan sekumpulan metode yang dirancang untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan.

Metode

Metode merupakan seperangkat cara menyelesaikan suatu pekerjaan.

Pengembangan dan penggunaan suatu sistem dalam organisasi memiliki berbagai tujuan. Setiap organisasi mungkin memiliki tujuan yang berbeda dalam mengembangkan sistemnya. Menurut Quible (2005:361), terdapat beberapa tujuan penggunaan sistem oleh suatu organisasi, yaitu:

1.       Untuk memaksimalkan efisiensi penggunaan sumber daya organisasi

2.       Untuk mengendalikan biaya operasional organisasi

3.       Untuk meningkatkan efisiensi operasional (kerja) organisasi

4.       Untuk membantu mewujudkan tercapainya tujuan organisasi

5.       Untuk membantu menjalankan berbagai fungsi dalam organisasi.

Penggunaan sistem dalam suatu organisasi tidak selamanya memberikan manfaat sesuai dengan yang diharapkan. Pemilihan sistem yang tidak tepat dapat berakibat negatif bagi organisasi. Oleh karena itu, penggunaan sistem harus disesuaikan dengan kondisi dan karakteristik organisasi yang bersangkutan. Quible (2005:361) mengidentifikasi beberapa keuntungan dan kerugian penggunaan konsep sistem berikut ini:

Keuntungan  dari penggunaan sistem:

1.       Berbagai fungsi dalam organisasi dapat dikoordinasikan secara lebih baik

2.       Dapat mengurangi terjadinya aktivitas yang tidak produktif, dan tidak ekonomis

3.       Dapat meningkatkan efisiensi operasional organisasi

4.       Kontrol terhadap berbagai aktivitas dan fungsi  dapat lebih efektif.

Kerugian penggunaan sistem:

1.       Kemungkinan terjadinya kekakuan/kurang fleksibel dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

2.       Kemungkinan terjadi inefisiensi jika sistemnya tidak sederhana.

3.       Perubahan pada salah satu sub sistem dapat mempengaruhi sistem secara keseluruhan.

KARAKTERISTIK SISTEM

Sistem yang baik memiliki beberapa karakteristik (Quible, 2005:361), antara lain:

1.       Flexibel

Meskipun sistem yang efektif bentuknya terstruktur, tetapi harus cukup fleksibel untuk mengakomodasi keadaan khusus atau tidak biasa.

2.       Adaptable

Jika sistem dirancang dengan baik, perubahan dalam sistem dapat dibuat tanpa merusak atau menghambat fungsinya.

3.       Systematic

Sistem yang efektif adalah sistematis dan logis.

4.       Functional

Sebuah sistem dapat dikatakan efektif jika sistem tersebut mencapai tujuan yang diharapkan.

5.       Simple

Sistem harus sederhana sesuai dengan keadaan yang sebenarnya.

6.       Resourceful

Sistem yang baik harus membuat penggunaan sumber daya organisasi secara tepat guna.

7.       Responsive

Sistem yang efektif harus dapat merespon perubahan kebutuhan dengan cepat.

ELEMEN SISTEM

Suatu sistem dapat mencapai tujuan yang diharapkan, jika sistem tersebut berfungsi dengan baik. Suatu sistem akan berfungsi dengan baik jika dilengkapi dengan elemen-elemen yang dibutuhkan. Elemen-elemen tersebut adalah:

1.      Input

Input adalah elemen sistem yang berupa bahan/material yang akan diolah untuk menjadi produk. Contoh, pada sistem komputer bahan (input) yang akan diolah adalah data-data berupa angka. Input berupa data-data angka tersebut dimasukan melalui perangkat input komputer yang berupa keyboard. Contoh lain, pada sistem sekolah yang menjadi input adalah siswa baru.

2.      Proses

Proses adalah elemen sistem yang berupa kegiatan mengolah bahan/input agar menjadi produk/output. Contoh, pada sistem komputer, input berupa data-data angka diproses/diolah melalui program pengolah angka (exel, spss, acces, dll.). Contoh lain, pada sistem sekolah, input berupa siswa baru diproses melalui kegiatan pembelajaran di sekolah.

3.      Output

Output adalah elemen sistem yang berupa hasil/keluaran dari proses pengolahan input. Contoh, pada sistem komputer, input berupa data-data angka diproses menghasilkan output berupa laporan keuangan yang dapat ditampilkan melalui monitor atau dicetak menggunakan printer. Contoh lain, pada sistem sekolah, input berupa siswa baru diproses menghasilkan output berupa siswa yang lulus/lulusan.

4.      Umpan balik

Umpan balik adalah reaksi berupa tanggapan yang berfungsi untuk mengevaluasi input, proses, maupun output. Contoh, pada sistem komputer, ketika kita mengetikkan angka dengan format atau fungsi yang salah pada program excel, maka akan muncul komentar tentang kesalahan yang terjadi. Demikian pula jika pada saat mencetak terjadi kehabisan kertas atau tinta, maka akan muncul komentar dari menu printer.

Contoh lain, pada sistem sekolah, umpan balik dapat berupa kritikan atau saran dari orang tua siswa, dari pengawas sekolah, atau dari masyarakat sekitar. Misalnya, pada saat kelulusan sekolah banyak siswa yang tidak lulus, maka biasanya ada tanggapan atau saran dari pengawas sekolah dan atau dari orang tua siswa untuk perbaikan pembelajaran di sekolah.

5.      Kontrol

Kontrol adalah mekanisme pengendalian sistem mulai dari input, proses, maupun input. Contoh, pada sistem sekolah, ada kontrol input pada saat penerimaan siswa baru berupa peraturan penerimaan siswa baru, ada kontrol proses pada saat pembelajaran berupa tata tertib mengikuti pembelajaran, dan ada kontrol output pada saat ujian kelulusan berupa prosedur standar operasional pelaksanaan ujian. Kontrol dapat berasal dari dalam dan dari luar sistem. 

PENANGANAN SURAT DAN ARSIP KANTOR

Oleh: Sutirman

1.        Pengantar

Setiap organisasi atau lembaga, baik pemerintah maupun swasta  mempunyai kegiatan pokok sesuai dengan tujuannya masing-masing. Kegiatan pokok suatu lembaga akan dapat berjalan dengan lancar apabila didukung oleh pelayanan administrasi kantor yang baik.  Administrasi kantor merupakan kegiatan pelayanan terhadap pekerjaan pokok suatu lembaga. Pelayanan administrasi kantor mencakup berbagai hal seperti penanganan surat, pengelolaan arsip, inventarisasi, dan lain sebagainya.

Kegiatan penanganan surat dan pengelolaan arsip merupakan pekerjaan yang paling dominan dalam suatu kantor. Agar pekerjaan penanganan surat dan pengelolaan arsip dapat dilaksanakan dengan baik, diperlukan pengetahuan, keterampilan, dan kesadaran bagi para pegawai yang menanganinya. Selain itu, diperlukan pula komitmen pimpinan, serta kebijakan dan prosedur yang jelas dari  lembaga.

Untuk melaksanakan pekerjaan penanganan surat dan pengelolaan arsip, terlebih dahulu diperlukan adanya Pedoman Klasifikasin Arsip dan Prosedur Tata Naskah yang ditetapkan oleh lembaga. Pedoman Klasifikasi Arsip sebaiknya disusun sesuai dengan struktur organisasi lembaga. Klasifikasi arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan. Penyusunan klasifikasi arsip dikelompokan berdasarkan fungsi dan tugas pokok pencipta arsip yang meliputi: fungsi fasilitatif dan fungsi substantif. Skema klasifikasi disusun dalam bentuk berjenjang, yang dijabarkan dari pokok masalah ke sub masalah sampai ke sub-sub masalah.

Contoh klasifikasi arsip:

Pokok Masalah		Sub Masalah		Sub Sub Masalah
KU	Keuangan	KU.1	Gaji	KU.1.1	Gaji Pegawai Tetap
				KU.1.2	Gaji Pegawai Kontrak
		KU.2	Pajak	KU.2.1	Pajak Penghasilan
				KU.2.2	Pajak Pertambahan Nilai
KP	Kepegawaian	KP.1	Penerimaan Pegawai	KP.1.1	Lamaran kerja
				KP.1.2	Seleksi Pegawai
		KP.2	Pengembangan Pegawai	KP.2.1	Diklat
				KP.2.2	Magang
HM	Humas	HM.1	Kerjasama	HM.1.1	Dalam Negeri
				HM.1.2	Luar Negeri
		HM.2	Publikasi	HM.2.1	Media Elektronik
				HM.2.2	Media Cetak

2.        Surat

Surat merupakan media komunikasi yang berisi pernyataan atau informasi tertulis yang ingin disampaikan kepada pihak lain. Terdapat berbagai jenis surat yang biasa dibuat atau diterima oleh suatu lembaga, yaitu:

a.      surat dinas;

b.      nota dinas;

c.       memo;

d.      surat pengantar;

e.      surat edaran;

f.        surat undangan;

g.      surat tugas;

h.      surat kuasa;

i.        surat pengumuman;

j.        surat pernyataan;

k.       surat keterangan; dan

l.        berita acara

Surat dinas merupakan surat yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi lembaga. Bagian-bagian surat dinas terdiri atas:

a.      kepala surat;

b.      pembuka surat;

c.       isi surat; dan

d.      penutup surat

Kepala surat terdiri dari logo lembaga, nama lembaga, dan alamat lembaga.

Pembuka surat dinas terdiri atas:

a.      nomor surat;

b.      lampiran surat;

c.       hal surat;

d.      tanggal surat; dan

e.      alamat tujuan surat

Isi surat dinas terdiri atas:

a.      pendahuluan;

b.      isi pokok; dan

c.       kalimat penutup

Penutup surat dinas terdiri atas:

a.      nama jabatan penanda tangan;

b.      nama pejabat penanda tangan;

c.       tanda tangan;

d.      nomor induk pegawai;

e.      cap dinas atau cap jabatan; dan

f.        tembusan, apabila ada.

3.        Penanganan Surat

Penanganan surat dalam suatu kantor dapat dilakukan dengan sistem buku agenda dan sistem kartu kendali. Buku agenda merupakan buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar. Pencatatan surat masuk dan surat keluar dapat dilakukan secara terpisah maupun secara bersama-sama. Pencatatan surat masuk dan surat keluar secara terpisah memerlukan buku agenda masing-masing, yakni buku agenda masuk dan buku agenda keluar.  Sedangkan pencatatan secara bersama-sama dapat dilakukan pada satu buku agenda. Buku agenda juga berfungsi sebagai alat bantu untuk mencari surat yang telah disimpan. Oleh karena itu  pada buku agenda perlu dicatat kode surat berdasarkan klasifikasinya.

Buku agenda dibedakan menjadi tiga macam, yaitu:

a.    Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman.

b.    Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.

c.    Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

a.    Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.

b.    Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor/kurir/caraka.

c.    Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan (penata arsip) untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.

d.    Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan

e.    Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep surat.

f.     Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan.

g.    Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan.

h.    Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibubuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut.

Selain menggunakan sistem buku agenda, penanganan surat juga dapat dilakukan dengan sistem kartu kendali. Kartu kendali berfungsi sebagai pengganti buku agenda surat. Oleh karena itu informasi yang dicatat pada kartu kendali juga tidak jauh berbeda dengan informasi yang dicatat pada buku agenda.