PENANGANAN SURAT DAN ARSIP KANTOR

Oleh: Sutirman

1.        Pengantar

Setiap organisasi atau lembaga, baik pemerintah maupun swasta  mempunyai kegiatan pokok sesuai dengan tujuannya masing-masing. Kegiatan pokok suatu lembaga akan dapat berjalan dengan lancar apabila didukung oleh pelayanan administrasi kantor yang baik.  Administrasi kantor merupakan kegiatan pelayanan terhadap pekerjaan pokok suatu lembaga. Pelayanan administrasi kantor mencakup berbagai hal seperti penanganan surat, pengelolaan arsip, inventarisasi, dan lain sebagainya.

Kegiatan penanganan surat dan pengelolaan arsip merupakan pekerjaan yang paling dominan dalam suatu kantor. Agar pekerjaan penanganan surat dan pengelolaan arsip dapat dilaksanakan dengan baik, diperlukan pengetahuan, keterampilan, dan kesadaran bagi para pegawai yang menanganinya. Selain itu, diperlukan pula komitmen pimpinan, serta kebijakan dan prosedur yang jelas dari  lembaga.

Untuk melaksanakan pekerjaan penanganan surat dan pengelolaan arsip, terlebih dahulu diperlukan adanya Pedoman Klasifikasin Arsip dan Prosedur Tata Naskah yang ditetapkan oleh lembaga. Pedoman Klasifikasi Arsip sebaiknya disusun sesuai dengan struktur organisasi lembaga. Klasifikasi arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan. Penyusunan klasifikasi arsip dikelompokan berdasarkan fungsi dan tugas pokok pencipta arsip yang meliputi: fungsi fasilitatif dan fungsi substantif. Skema klasifikasi disusun dalam bentuk berjenjang, yang dijabarkan dari pokok masalah ke sub masalah sampai ke sub-sub masalah.

Contoh klasifikasi arsip:

Pokok Masalah		Sub Masalah		Sub Sub Masalah
KU	Keuangan	KU.1	Gaji	KU.1.1	Gaji Pegawai Tetap
				KU.1.2	Gaji Pegawai Kontrak
		KU.2	Pajak	KU.2.1	Pajak Penghasilan
				KU.2.2	Pajak Pertambahan Nilai
KP	Kepegawaian	KP.1	Penerimaan Pegawai	KP.1.1	Lamaran kerja
				KP.1.2	Seleksi Pegawai
		KP.2	Pengembangan Pegawai	KP.2.1	Diklat
				KP.2.2	Magang
HM	Humas	HM.1	Kerjasama	HM.1.1	Dalam Negeri
				HM.1.2	Luar Negeri
		HM.2	Publikasi	HM.2.1	Media Elektronik
				HM.2.2	Media Cetak

2.        Surat

Surat merupakan media komunikasi yang berisi pernyataan atau informasi tertulis yang ingin disampaikan kepada pihak lain. Terdapat berbagai jenis surat yang biasa dibuat atau diterima oleh suatu lembaga, yaitu:

a.      surat dinas;

b.      nota dinas;

c.       memo;

d.      surat pengantar;

e.      surat edaran;

f.        surat undangan;

g.      surat tugas;

h.      surat kuasa;

i.        surat pengumuman;

j.        surat pernyataan;

k.       surat keterangan; dan

l.        berita acara

Surat dinas merupakan surat yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi lembaga. Bagian-bagian surat dinas terdiri atas:

a.      kepala surat;

b.      pembuka surat;

c.       isi surat; dan

d.      penutup surat

Kepala surat terdiri dari logo lembaga, nama lembaga, dan alamat lembaga.

Pembuka surat dinas terdiri atas:

a.      nomor surat;

b.      lampiran surat;

c.       hal surat;

d.      tanggal surat; dan

e.      alamat tujuan surat

Isi surat dinas terdiri atas:

a.      pendahuluan;

b.      isi pokok; dan

c.       kalimat penutup

Penutup surat dinas terdiri atas:

a.      nama jabatan penanda tangan;

b.      nama pejabat penanda tangan;

c.       tanda tangan;

d.      nomor induk pegawai;

e.      cap dinas atau cap jabatan; dan

f.        tembusan, apabila ada.

3.        Penanganan Surat

Penanganan surat dalam suatu kantor dapat dilakukan dengan sistem buku agenda dan sistem kartu kendali. Buku agenda merupakan buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar. Pencatatan surat masuk dan surat keluar dapat dilakukan secara terpisah maupun secara bersama-sama. Pencatatan surat masuk dan surat keluar secara terpisah memerlukan buku agenda masing-masing, yakni buku agenda masuk dan buku agenda keluar.  Sedangkan pencatatan secara bersama-sama dapat dilakukan pada satu buku agenda. Buku agenda juga berfungsi sebagai alat bantu untuk mencari surat yang telah disimpan. Oleh karena itu  pada buku agenda perlu dicatat kode surat berdasarkan klasifikasinya.

Buku agenda dibedakan menjadi tiga macam, yaitu:

a.    Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman.

b.    Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.

c.    Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

a.    Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.

b.    Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor/kurir/caraka.

c.    Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan (penata arsip) untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.

d.    Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan

e.    Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep surat.

f.     Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan.

g.    Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan.

h.    Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibubuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut.

Selain menggunakan sistem buku agenda, penanganan surat juga dapat dilakukan dengan sistem kartu kendali. Kartu kendali berfungsi sebagai pengganti buku agenda surat. Oleh karena itu informasi yang dicatat pada kartu kendali juga tidak jauh berbeda dengan informasi yang dicatat pada buku agenda.